Un ambicioso reto que permitirá contar con un único repositorio de datos que reúna toda la información registral, hasta el momento dispersa por los diferentes registros civiles y que, con la ayuda del DNI electrónico, permitirá convertir a los juzgados de paz en auténticas oficinas virtuales.

Pero, como cualquier cambio, el éxito de un proyecto de esta envergadura para necesariamente por la adopción del nuevo sistema y las nuevas herramientas por sus propios usuarios, una labor en la que una correcta gestión del cambio y una labor formativa resultan esenciales.

“La gestión ha pasado por formar a los futuros usuarios en el manejo de las herramientas básicas. No están solos: la formación se apoya en la labor de nuestro centro de asistencia técnica a los usuarios. Igualmente, la formación en InfoReg contempla la creación de grupos de cinco o seis funcionarios en determinados juzgados y el establecimiento de un soporte telefónico específico durante el primer mes tras la instalación de la red. A partir de aquí hemos elaborado un curso de autoformación para los funcionarios que se incorporen antes de la convocatoria de cursos presenciales. Este proyecto es un ejemplo muy claro de que un buen proceso de elearning es básico para apurar las múltiples ventajas que ofrecen las nuevas infraestructuras y tecnologías. Tan importante es la máquina como la capacitación de quien la usa. La labor de Telefónica ha sido clave en el proceso de formación”.

La colaboración con Telefónica, resultado de una licitación pública, comenzaba con el año 2007 y tiene dos vertientes: “el despliegue del proyecto, de desplazar los equipos, instalarlos, conectarlos y, como decía, de formar a los usuarios. Por otra parte, y no menos importante, asume el soporte técnico una vez realizada la instalación”.

La elección de la operadora no fue baladí y así, Peña enumera algunas de las razones: “La principal es el valor añadido y su capacidad para acceder a un despliegue tan disperso en el territorio. Su proyecto ante la licitación aportaba más capacidades tanto tecnológicas como de formación, especialmente a distancia. Este ha sido un elemento clave. Por otro lado, el nivel de eficiencia de Telefónica en el despliegue ha sido excepcional. Instalar 1.300 ordenadores en 897 municipios y formar a 1.500 usuarios exige maestría en la gestión. Fue precisamente esta capacidad para asumir proyectos tan complejos lo que nos hizo apostar por la compañía. Telefónica ha sabido optimizar sus potencialidades: capilaridad, capacidad de acceso, soporte y formación”.

Mirando al futuro

El programa Registro Civil en Red es tan sólo un ejemplo más de la decidida apuesta por las Tecnologías de la Información que la Justicia catalana está llevando a cabo y que pasa, entre otras iniciativas, por el desarrollo de la ‘oficina judicial sin papeles’.

“Uno de nuestros principales proyectos es la plataforma eJusticia.CAT, creada para homogenizar tareas y actividades, proporcionar indicadores de gestión y permitir las conexiones telemáticas con otras administraciones, profesionales y con los ciudadanos. Gracias a ella vamos a avanzar en el desarrollo de la oficina judicial sin papeles y abierta al ciudadano. El objetivo es que cualquier persona pueda presentar escritos o recibir notificaciones sin necesidad de presentarse físicamente ante los diferentes órganos judiciales. Este programa da cobertura a la totalidad del proceso judicial. Ya hemos desarrollado un proyecto piloto de notificaciones telemáticas, unas 250.000 desde 2007, y estamos implantando un sistema totalmente telemático en Lleida, el primero en toda España que permite presentar demandas online. Otro proyecto es lusCat, que se ocupa de las infraestructuras informáticas y de sistemas de grabación. Gracias a una inversión de unos 60 millones de euros, logrados a partir de varios contratos de alquiler, desde 2005 dotamos de nuevo equipamiento informático a todas las instalaciones del departamento”.

Paralelamente, el Departamento de Justicia de la Generalitat de Cataluña trabaja en un sistema que permita el acceso online a las vídeo-actas de los juicios, como una parte más en su proceso de renovación y consolidación de infraestructuras. “Por el momento, estas grabaciones se almacenan en local de forma simultánea al desarrollo de la vista y, posteriormente, en los servidores de la sede correspondiente. Así, en los edificios con más de cinco salas, las partes pueden obtener copias a través de expendedores de autoservicio. Asimismo, los jueces y fiscales, que disponen de equipos portátiles, pueden consultar las grabaciones en cualquier momento conectándose a los servidores de la sede. La futura centralización del sistema de grabación permitirá que los vídeos puedan consultarse online desde los despachos profesionales”, explica. 

La Ciudad de la Justicia, una realidad que mejora el servicio al ciudadano

Es uno de los proyectos más emblemáticos de la Administración catalana y tiene también en Telefónica a uno de sus protagonistas. “Sin duda es una iniciativa muy ambiciosa. Se trata del mayor recinto en Europa de estas características, con 11 edificios dedicados a los distintos servicios judiciales, desde la Jurisdicción Civil a la Jurisdicción Penal, pasando por los juzgados de primera instancia, la Fiscalía, el Instituto de Medicina Legal de Cataluña o el Registro Civil de L’Hospitalet de Llobregat (el complejo se edifica entre la capital catalana y de esta ciudad). Se licitó en 2007 y nos proporcionará una electrónica de red con muy alta disponibilidad, servidores de gran capacidad, así como una nueva organización de los sistemas de impresión, más racionales, y un nuevo sistema de gestión de archivos. En este proyecto interviene Telefónica de forma directa aportando toda su experiencia y equipo de profesionales a través de equipamiento microinformatico y del CPD, con los servicios asociados. Mucha innovación, en definitiva, que no es otra cosa que aplicar tecnologías de vanguardia allí donde realmente se necesitan para mejorar los servicios básicos a los que tienen derecho los ciudadanos”. 

Registros civiles más modernos y tecnológicos

El Ministerio de Justicia y el Departamento de Justicia de la Generalitat de Cataluña han firmado un acuerdo para mejorar las gestiones y los servicios del Registro Civil Único de Barcelona. El proyecto contempla un sistema de gestión de colas al Registro Civil y ampliará el horario de atención al público por las tardes. También pondrá en marcha un nuevo sistema de atención al ciudadano para informar sobre la documentación y los trámites necesarios en relación con las diversas solicitudes y facilitar la obtención de certificados por vía telemática.
El Departamento de Justicia se encargará, además, de proporcionar dotaciones de refuerzo a los registros y de desplegar programas para la formación de su personal. También facilitará el software informático necesario para el desarrollo de sus actuaciones y pondrá en marcha un programa de asesoramiento y colaboración en la organización del archivo de gestión y en el tratamiento archivístico de la documentación.