El fantasma de los costes burocráticos ha constituido históricamente un dilema para las empresas, desde las más pequeñas hasta las grandes multinacionales. Actualmente, el 40 por ciento del trabajo diario (tomando como referencia una jornada de ocho horas), se destina a utilizar tecnología para la gestión de la información. Un porcentaje que se podría duplicar si se renunciara a las tradicionales transacciones que requieren papel, que hoy se calculan en una media del 35 por ciento del total.

Calcular los costes anuales en papelería, mensajería y facturación es una tarea ardua. Pero si se piensa que una compañía puede ahorrar hasta 6,5 euros por documento gestionado de forma electrónica (2,20 euros en ahorro en material de archivo, 4 euros en concepto de gestión y 0,30 euros en concepto de espacio), y que esta gestión puede aumentar la productividad hasta en un 72 por ciento, el aparente problema se reemplaza por una eficiente solución.

Hace una veintena de años se gastaban millones de euros en el envío y elaboración de documentos en papel y telefonía ordinaria. Actualmente, gracias al correo electrónico, la intranet y otras herramientas TIC, las empresas ganan, además de en rapidez, en ahorro en los costes administrativos. Además de mejorar los resultados de una compañía, conseguir una mayor eficiencia en los procesos, obtener un entorno cooperativo, minimizar posibles errores y reducir posibles riesgos.

Una vez superadas las primeras reticencias a los cambios que proponía el avance tecnológico, hoy el reto consiste en abrir las puertas a la gestión electrónica de documentos. Porque, además de generar un ahorro de costes de hasta el 80 por ciento y de tiempo entre un 50 y 75 por ciento, también permite obtener dividendos tangibles, tales como el aumento de cuota de mercado, la reducción de los periodos de pago o cobro y la obtención de contratos mayores.

En la escena empresarial, confraternizar con las TIC resulta indispensable para obtener una mejora en su posición e imagen, un aumento de productividad, y un control mucho más acotado de los procesos. En resumen, la fórmula consiste en crecer, ganar más y gastar menos.

Subsistir y crecer: solución al caos burocrático

Los sistemas TIC pueden parecer a simple vista complejos y difíciles de descifrar. Sin embargo, aportan herramientas accesibles, útiles y seguras, capaces de avalarnos el deseado retorno de la inversión (ROI).

Además de aportar soluciones, la gestión electrónica de documentos previene del caos burocrático. De media, toda compañía sufre la pérdida de un 25 por ciento de las facturas en papel, hecho que puede ocasionar gastos de hasta 120 euros por recibo, sin contar los problemas que generan luego estas pérdidas con la Agencia Tributaria. Si se elimina el papel circulante estableciendo canales de comunicación unificados y modelando los procesos de negocio, se eliminan todos estos riesgos y sus consecuencias.

La recepción centralizada, digitalización, distribución y tratamiento electrónico de los documentos garantiza su correcta custodia y gestión, y puede suponer un ahorro real de tiempo en su tratamiento de hasta un 80 por ciento y un aumento de la fiabilidad de un 90 por ciento. En algunos casos se han reducido los períodos de tratamiento en procesos de negocio de 17 días a unas horas.

La gestión electrónica de documentos ha abierto las puertas a un nuevo estilo de negocio que permite rentabilizar al máximo el tiempo de trabajo a través de innovadoras fórmulas. Renunciar a esta herramienta puede significar altas pérdidas de rentabilidad empresarial y, en consecuencia, de confianza y credibilidad para sus clientes. Para sobrevivir y crecer no hay fórmulas mágicas, pero sí ciertas soluciones al alcance de la mano.