La Administración ahorraría 80 millones de euros al año en Madrid y otros 55 en Barcelona si los organismos públicos implantaran la facturación electrónica. Conjuntamente, si todas las Administraciones Públicas de nuestro país se decidieran a implantar este sistema, el Estado ahorraría anualmente 1.800 millones de euros, como pone de relieve un estudio realizado por RICOH Europa en colaboración con Billentis.

El informe apunta al Sector Público como uno de los mayores en términos de volumen de facturación, dado que entre el 45% y el 65% de las compañías le suministra bienes o servicios. El impacto de la implementación de la factura electrónica es especialmente elevado si se tiene en cuenta el conjunto de Europa: si todos los Gobiernos implantaran hoy ese sistema de facturación, el ahorro ascendería a 40.000 millones de euros, razón de suficiente peso para instar al sector público del Viejo Continente a adoptar este sistema.

El estudio revela que, aunque se estima que las facturas enviadas electrónicamente por empresas y administraciones aumentarán un 30% en 2012 con respecto al año anterior, la penetración de este sistema de facturación sigue siendo baja. De hecho, sólo el18% del total de facturas generadas en Europa se enviarán por vía electrónica. Se trata de un nivel mínimo pese a la intención de la Comisión Europea de que la facturación electrónica sea el método predominante en 2020 y de las acciones que se están implementando a través de la Agenda Digital de la Unión Europea para eliminar barreras y extender la adopción de la factura electrónica.

“En la actual situación de la economía europea y con los gobiernos estudiando constantemente nuevas fórmulas de ahorro, la adopción de la facturación electrónica es una opción evidente", afirma Eduard Farga, director de Marketing y Desarrollo de Nuevos Negocios de RICOH España. “Pero sabemos que una de las mayores barreras para generalizarla es la gestión del cambio de un sistema basado primordialmente en el papel a uno electrónico. Para el sector público, que trata con miles de proveedores y residentes, es crucial que este cambio esté bien planeado, comunicado y gestionado. Necesitan trabajar con un socio que les pueda apoyar en la transición de papel a digital, les ayude a alcanzar los objetivos de la Agenda Digital y a beneficiarse de una forma de trabajar más inteligente”.

Otras conclusiones clave del estudio son:

• Globalmente, solo el 5% de las facturas se envía de forma electrónica
• Cuanto más grande es la organización, más complicado es determinar su volumen exacto de facturación
• Entre el 10 y el 15% de las facturas requieren un recordatorio, lo que añade tiempo y costes extras al proceso de facturación
• El 10% de los datos introducidos manualmente contienen un error
• Normalmente, una factura se copia seis veces

La propuesta de facturación inteligente de RICOH

El servicio de facturación inteligente de RICOH tiene el objetivo de ayudar a que organizaciones tanto del sector público como del privado puedan beneficiarse de las ventajas de la economía digital. Permite a las compañías una fácil gestión de las facturas en papel y electrónicas al mismo tiempo a través de una plataforma simple, con la que se pueden beneficiar de los ahorros de costes que identifica el estudio de Billentis. El servicio completo –gestión de facturas electrónicas, en papel o una combinación de ambas– es proporcionado por la división de Document Process Outsourcing de RICOH.

Para calcular los ahorros que podría conseguir con el cambio a la facturación electrónica, visite http://www.ricoh.es/soluciones-servicios/document-outsourcing/document-process-outsourcing/i-invoicing-calculator/