El estudio de RICOH, realizado por Coleman Parkes Research, revela que los empleados de las Administraciones Públicas europeas ya anticipan esos cambios y la paulatina llegada de un lugar de trabajo evolucionado tecnológicamente en el que se utilizarán la realidad aumentada, según el 70% de las opiniones; los robots de sobremesa, el 62%; y drones (62%).

Los encuestados esperan una adopción relativamente lenta de los nuevos avances tecnológicos en los próximos cinco a diez años, lo que contrasta con los empleados del sector educativo, servicios financieros y sector sanitario; todos ellos convencidos de que se utilizarán numerosas innovaciones en su lugar de trabajo en plazos más cortos.

Entre ellas se incluyen los nodos de transmisión (56%), que podrían permitir la transmisión de información directamente al cerebro del empleado en forma de señales electrónicas. Por ejemplo, datos clave relacionados con los servicios principales para los ciudadanos, iniciativas internas, así como normativas locales, nacionales y las de la Unión Europea, podrían transferirse de forma rápida a los empleados públicos.

Las ventajas de un lugar de trabajo evolucionado tecnológicamente, según indican los empleados de la Administración, representan una cultura en la que la información y la comunicación pueden optimizarse. Más de la mitad de los encuestados cree que al establecerse un lugar de trabajo evolucionado tecnológicamente tendrán mejor acceso a la información que necesitan para poder desarrollar su trabajo (59%), mientras que el 55% indica que les ayudará a terminar sus tareas con mayor rapidez y el 51% que contribuirá a mejorar la colaboración entre los empleados.

Con el ahorro, tanto de tiempo como de energía, gracias a la adopción de tecnología avanzada y de los principales procesos que sustentan su uso, las organizaciones pueden volver a alinear los recursos y el personal para ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos. Sin embargo, los líderes de la Administración Pública tienen que afrontar una serie de consideraciones.

Con el clima económico cambiante y la presión por optimizar los procesos de negocio, los altos funcionarios públicos tienen la difícil tarea de “hacer más con menos”. El estudio muestra que aparte del coste (56%) y la seguridad (46%), la normativa del propio gobierno (43%) se considera el principal obstáculo para que el sector pueda adoptar las nuevas tecnologías. Además, uno de cada cuatro citó los siguientes aspectos como frenos adicionales para la adopción de nuevas tecnologías:

• Resistencia de los empleados (33%)
• Reticencia a adoptar nuevas formas de trabajar o nuevos procesos internos (27%)
• Capacidad para interactuar con los sistemas tecnológicos anteriores (27%)

Carsten Bruhn, vicepresidente ejecutivo de Ricoh Europe, destaca que “no hay duda de que el futuro el lugar de trabajo de los funcionarios públicos serán muy diferente en comparación con los actuales, a medida que surjan nuevas formas de comunicar y recibir información”. 

“Pero tal como confirman los empleados, para beneficiarse de las innovaciones todavía hay varios pasos clave que deben tomarse, como mejorar la digitalización de los procesos de negocio críticos y la revisión de las formas que utilizan los empleados para acceder a la información”. 

“El estudio pone de manifiesto que casi un tercio del personal de la Administración Pública todavía no utiliza las plataformas internas de colaboración, mientras que la impresión "Follow-me", es decir, la recogida flexible de documentos desde cualquier dispositivo de impresión, y las reuniones vía web siguen estando infrautilizadas”.

La Comisión Europea marca el camino para fomentar el aumento de las interacciones digitales y lograr un lugar de trabajo más evolucionado tecnológicamente. El impulso de la Administración Pública para adoptar un enfoque tecnológico que optimice las operaciones está respaldado por el objetivo de la Comisión de lograr que en 2015 el 50% de los ciudadanos y el 80% de las compañías utilicen la vía electrónica para interactuar con la administración.

Bruhn añade que “además de acelerar la digitalización de la Administración Pública, las directivas nacionales y europeas pueden aprovecharse para establecer servicios públicos más receptivos en el futuro. Un entorno como este, que siempre esté conectado, y que sea colaborativo e interactivo, solo puede ayudar a mejorar la productividad y la comunicación efectiva con los ciudadanos”.

“Las nuevas tecnologías podrán ayudar a aliviar la presión que tienen que afrontar las organizaciones del sector público en su esfuerzo por mejorar las eficiencias y los servicios que prestan al ciudadano. El año 2034 bien podría marcar el momento en el que el lugar de trabajo evolucionado tecnológicamente sea una realidad para la Administración Pública. También podría suponer el amanecer de una nueva era, a medida que otras innovaciones relacionadas con el lugar de trabajo empiecen a convertirse en la norma”. Más información en www.ricoh.es/pensamientolider y en www.ricoh.es